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機關實體化辦公平臺系統 整體建設方案
發布日期:2016-10-27來源:深拓軟件瀏覽次數:

1      背景

計算機技術、網絡技術已經滲透到各行各業的日常工作中,大量的公文、報告、報表、數據等各類信息量越來越大,涉及到的部門、合作伙伴越來越廣泛。傳統的手工處理方式,文件、報表的傳遞方式和信息的利用方式已經不能滿足企事業單位發展的需要,影響了單位領導的決策和業務的發展,迫切需要利用已經擁有的計算機、網絡資源,實現企事業單位的信息化,加快內部的信息流通與信息的有效利用。

 從大部分企事業單位的現狀來看,雖然迫切需要實現信息化,但是,單位的許多現實情況制約信息化的發展,主要的問題有:

沒有合適的應用軟件:雖然擁有一定數量的計算機設備和網絡設備,但是沒有支持網絡運行的應用軟件,即使建成內部的計算機網絡,也沒有改善信息化應用的狀態。一些部門和業務購買通用的業務管理軟件,一定程度上實現個別業務的信息化,解決了部門的一些問題,但是,對單位管理者而言,得到的信息很少,沒有發揮出計算機網絡系統的作用。

技術隊伍匱乏:很多企事業單位沒有專門的信息管理部門和專職的技術人員,缺乏對企事業信息化建設的規劃和信息應用系統的管理。

信息化建設的目標不明確:信息化建設對每一個企事業來講都是新事物,不知道如何才能夠實現信息化,不清楚第一步該如何走。

偏重于業務信息系統的建設:對管理和輔助決策分析系統的建設投入不夠,使計算機系統的建設停留在數據處理階段,沒有上升到信息資源利用的高度。

無法直接從各級、各類業務信息系統中采集數據,并加以綜合利用。

大部分員工的計算機應用水平比較低。

機關實體化辦公平臺系統是專門為上述這樣一類用戶設計的信息管理系統。作為一個通用的產品,提供大部分用戶所需要的基本信息化管理功能和基本需求;力求減少一般用戶和系統管理員的使用和管理難度,減少系統使用的培訓和維護;提供相當的靈活性,使得企事業單位用戶可以按照本單位的特點構建符合需要的信息管理系統,并且有很好的系統擴展能力和與其他系統的兼容能力、信息共享能力;力求做到投資少,并且迅速見到投資成效,最大程度的促進單位的信息系統發揮作用,為單位創造效益。 

本系統是以計算機網絡技術為基礎,以 Oracle 數據庫為平臺,綜合運用 B/S架構技術、即時通訊技術、INTERNET 技術,重點實現以豐富強大的工作流程管理、消息管理、即時通訊、遠程辦公、手機短信留言辦公等技術方式來強化單位管理的規范化,流程化,將日常事(業)務數據在信息數據鏈上的及時、準確地反映出來,對部門人員提供簡單快捷的日常辦公支持,對部門領導提供內部資源數據支持。從而使部門的整體辦公效率得以提高,以適應部門管理需要而開發的機關實體化辦公平臺系統平臺。

2      建設目標

機關實體化辦公平臺系統是以開放、先進的 Intranet/Web 技術為核心的新一代信息處理集成系統。通過它的建設將以計算機最新、并成熟的技術為依托,提高企事業單位信息化水平,在單位內部實現信息資源共享和流通,為各級領導及時了解情況,為宏觀管理和科學決策提供高效便利的服務,單位員工及時掌握各方面動態,改善辦公條件,使得單位的管理更加高效化、規范化和科學化。

 機關實體化辦公平臺系統提供開放、安全和可管理的信息共享、業務處理和協同工作的平臺,能夠滿足單位內部事務處理需要。它主要是面向單位計算機網絡規模在幾十臺到幾百臺,主要應用為:信息共享、資料管理、業務數據查詢、公文處理、審批處理、電子郵件、報表數據管理、數據挖掘、消息通知等業務處理、內部辦公和協同工作,使單位內部信息管理和辦公水平更加規范和快捷,提高工作效率。

對于領導來說,機關實體化辦公平臺系統將是決策支持系統,為領導提供各種決策參考和依據,達到做正確的事;

對管理者來說,機關實體化辦公平臺系統是管理信息系統,通過它能獲得管理工作方面信息和數據,達到“正確管理好事情”;

對于普通員工來說,它是事務/業務處理系統,提供良好的辦公手段、溝通協作平臺,使之準確、高效、愉快的工作,達到正確地做事、快速地做事、把事做好。

 

機關實體化辦公平臺系統構建的信息管理系統可以達到以下目標:

2.1   形成連接單位內各個部門的信息網絡

ü  單位內部各個部門的員工都可以在網絡上獲取與工作相關的信息;

ü  不同的部門和個人有不同的信息訪問權限;

ü  非本地部門和外出人員可以遠程訪問信息系統;

ü  統一的消息管理平臺,能通過自動手機提醒方式,提醒待辦事項。

ü  日常的各類審批事項網絡化處理。

ü  瀏覽器模式的內部和外部的電子郵件。

 

2.2   平臺化設計,可自行規劃,始終符合用戶需要

完全按照用戶需要,自行規劃、建立全部的信息管理項目和內容;

根據本單位信息管理需要,選擇使用平臺提供的功能模塊,或者專門定制的功能模塊。享受量身定制的服務;

隨著信息管理需求的變化,管理員可以自行增加、調整信息系統的結構和用戶權限。

2.3   跨平臺的信息連通

提供與各種數據庫連接的接口,可以通過程序定制,訪問現有的業務信息系統,如:財務、人事、檔案等;

掛接其他HTML、JSP、ASP、CGI頁面或C/S結構和單機版Windows應用程序。

2.4   信息化成效

l  信息傳輸的自動化:公文、信息、報表、報告等傳輸將由系統自動完成,相關領導或部門只需要進行簡單的點擊操作,就可以完成所應完成的工作,全面掌握各項業務的狀態,解除了打印、制表、交接、簽字、運輸等繁雜的過程。

l  信息獲取的快速化:以前需要翻箱倒柜才能查詢到的信息,現在只需要幾分鐘甚至幾秒種即可獲取。

l  充分利用信息資源:可以將企事業的各類信息資源組織到信息管理系統中,人、財、物等相關文件、報表、數據等信息等資源由計算機統一管理,可以充分利用,發揮更大的效益。

l  辦公過程的規范化:通過機關實體化辦公平臺系統的實施,將促進辦公過程的規范化,通過使用工作流等功能模塊,公文、檔案、會議、交辦、請示、審批、日程安排等通用辦公事務都將依據現有的業務處理要求,形成標準和規范化的計算機流程處理,管理進一步科學化。

l  通過網絡,員工在工作中的交流、協作、溝通更為方便快捷,消除時間、空間距離上的障礙。

2.5   滿足管理方面的需要

以流程化跟蹤技術監控每項具體事項具體辦理進度,應該及時完成的事務,使領導可以隨時監控各相工作任務及各類辦公事務的審批,所在狀態、辦理人的信息化,實現內部辦公的高效率。

l  通過實現強大的工作流引擎,靈活、快速、規范地處理各項業務及行政事務;

l  系統各環節中充分使用即時消息,從而使流程良好運轉,符合規范;

l  與即時通訊系統充分集成,所有緊急事項可通過機關實體化辦公平臺系統和即時通信系統同時發布到用戶處;

l  強大的流程化跟蹤,查詢分析統計能力;

l  符合權限要求的文件管理功能,包括傳送,查詢,歸檔;

l  數據庫可以做數據清理功能,減少無用數據;

l  數據庫數據自動備份和恢復功能;

l  全部查詢結果能轉換成 EXCEL 格式。

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